20 Nov 2018

Requisitos para registros de proveedores de la Agencia de Compras Fuerza Aérea Colombiana

Ultima Actualización: 
20 de Noviembre de 2018

C I R C U L A R E X T E R N A N o. 0 1

Asunto: Normas y Procedimientos Adquisición de Bienes y Servicios en el Exterior.

Respetuosamente, me permito dar a conocer aspectos a tener en cuenta a fin de dar cumplimiento a la Directiva No. 01/2018 MDN-CGFM-FAC-COFAC-JEMFA-CAF-JEAD-ACOFA-23.1 del 23 de marzo de 2018 por la cual se establece: “Contratación de bienes y servicios en el exterior que requieran las unidades ejecutoras del Ministerio de Defensa Nacional a través de la Dirección Agencia de Compras de la FAC” en los siguientes términos:

1. REGISTRO DE PROVEEDORES

Es el registro que contiene la información legal, financiera y de capacidades comerciales y técnicas de las empresas interesadas en participar en procesos de contratación a través de la Dirección de la Agencia de Compras FAC.

REQUISITOS

Las empresas extranjeras interesadas en contratar a través de la Dirección de la Agencia de Compras FAC, deberán entregar la documentación física como se describe a continuación:

Dirección:
COMANDO FUERZA AÉREA COLOMBIANA
Ministerio de Defensa Nacional Comando Fuerza Aérea Colombiana
Carrera 57 No. 43-28
Bogotá puerta No.8 cancillería (radicación documentación).
Atención: SUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES – ACOFA

DOCUMENTACIÓN:

(a) Presentar el ANEXO C REGISTRO DE PROVEEDORES “ACOFA-SUPPLIER REGISTRY” formato LA-FR-272 debidamente tramitado y firmado por el representante legal de la empresa o apoderado, el cual está disponible en esta página web.

(b) Documento de constitución y registro de la empresa certificado por la autoridad competente en el país de domicilio de ésta (Departamento de Estado para las empresas con domicilio en EEUU), el cual debe estar debidamente apostillado o consularizado (original), con expedición menor a doce (12) meses.

(c) Las empresas deben acreditar mediante documento legal la persona que es designada como representante legal, junto con sus atribuciones, documento que debe estar apostillado o consularizado (original). En el caso que la empresa delegue a un tercero para actuar en su nombre, debe allegar poder en el que conste esta situación, especificando claramente sus facultades, el cual debe estar firmado por los intervinientes, documento que debe tener nota de presentación personal (Notarizado).

(d) Las empresas con domicilio en los EEUU deberán presentar los estados financieros anuales compilados, revisados o auditados por el Contador de la empresa o quien hace sus veces, quien deberá ser un Contador Público Certificado (CPA). Para tal fin deberán anexar copia del documento que acredite dicha calidad y su vigencia. Para las empresas con domicilio fuera del territorio de los EEUU, los estados financieros deberán ser avalados por contador competente en el país de domicilio de la empresa acreditando su calidad. Si la empresa no tiene antigüedad suficiente para tener estados financieros a 31 de diciembre, debe inscribirse con estados financieros de corte trimestral, suscritos por el representante legal o Contador, o estados financieros de apertura.

(e) Las empresas que cotizan en la bolsa de valores (definidas como públicas en EEUU) deberán proveer la dirección Web donde se pueden ver los estados financieros. Empresas con domicilio en un país diferente a EEUU deberán presentar estados financieros firmados por el Contador de la empresa.

(f) Copia del registro Licencia DDTC (Permiso para exportar e importar bienes y servicios de defensa desde y hacia los Estados Unidos) vigente y a nombre de la empresa que solicita el registro, este documento se debe aportar cuando las empresas tienen domicilio en Estados Unidos.

(g) Las empresas proveedoras de servicios de reparación de motores y componentes mayores, deberán anexar las siguientes certificaciones: a) certificación vigente expedida por la autoridad aeronáutica correspondiente (FAA/EASA o su equivalente), del taller reparador. b) certificación vigente expedida por la casa fabricante del componente al taller reparador, teniendo en cuenta:

(h) Copia certificación bancaria emitida por la entidad financiera donde la empresa recibirá los pagos. Se debe recordar que la cuenta debe estar a nombre de la empresa que desee inscribirse.

NOTA: Solo se exige el apostille de aquellos documentos públicos, de conformidad con lo consagrado en el Convenio de la Haya de 1961. Aquellos documentos de países que no hayan suscrito este convenio, la documentación debe ser consularizado.

CONDICIONES GENERALES PARA EL REGISTRO DE LAS EMPRESAS

(a) La documentación para el registro debe ser remitida en forma física a la dirección indicada. No se acepta como válida la documentación recibida por otros medios.

(b) El registro o renovación de la inscripción de las empresas cobra efecto a partir del octavo (08) día hábil de haberse recibida la documentación, de manera completa y una vez ha sido revisada y aprobada por la Área Contractual de la Dirección de la Agencia de Compras FAC.

(c) El Área Contractual de la Dirección de la Agencia de Compras FAC, una vez revise la información de las empresas, si presenta faltantes, a través de correo electrónico notificará a las empresas de las novedades para que en un término de veinte (20) días aporte la documentación faltante. De no aportarse la documentación en este término el Área Contractual de la Dirección de la Agencia de Compras FAC, procederá a descartar estas empresas y eliminar la documentación.

(d) Para permanecer activas, las empresas deberán actualizar la información, esta debe realizarse anualmente, a partir de la última renovación, toda vez que este acto es de responsabilidad de las compañías que deseen participar en la contratación que adelanta la Dirección de la Agencia de Compras FAC, así mismo, la documentación aportada por las empresas para el registro debe estar debidamente traducidas al castellano.

(e) Las empresas que tengan una capacidad patrimonial menor USD$ 100.000 o su equivalente en otra moneda, no será aprobada su inscripción en el registro de Proveedores de la Dirección de la Agencia de Compras FAC.

NOTA 1: Para permanecer activas, las empresas deberán renovar la información anualmente, así mismo, la documentación aportada por las empresas para el registro debe estar debidamente traducidas al castellano en los puntos que se especifican anteriormente.

NOTA 2: Se informa que en los meses de noviembre y diciembre no se recibirá documentación para Registro de Proveedores de ACOFA, por cierre fiscal del año.

NOTA 3: A partir del 1 de enero de 2019, será obligación presentar para efectos de obtener el Registro de Proveedor de ACOFA, la declaración de impuestos que se efectué al gobierno del país donde se ubique el domicilio de la sociedad, con sus respectivos anexos; en especial aquellos donde se relacione los socios, propietarios u accionistas. Se exceptuará de este requisito a las casas fabricantes o compañías que por razones jurídicas o legales no pueden divulgar la información de la composición accionaria o participativa.

NOTA 4: La Fuerza Aérea Colombiana – Dirección Agencia de Compras ACOFA se reserva el derecho a cancelar un registro de proveedor o rechazar solicitudes de inscripción de una compañía o de cualquiera de sus socios, accionistas o propietarios cuando se evidencien hechos que atenten contra la veracidad de la información suministrada, las buenas costumbres mercantiles, la moralidad de las relaciones y vínculos comerciales y los principios que rigen la contratación; por el término que así lo llegue a considerar la Administración y sin perjuicio de las acciones legales a que haya lugar.

La Fuerza Aérea Colombiana podrá informar a todas las entidades, instituciones y organismos que conforman el sector defensa, incluido el grupo empresarial, a fin de evitar riesgos que puedan menoscabar los intereses propios del órgano ejecutor o de cualquiera de sus instituciones adscritas.

NOTA 5. A partir del 1 de enero de 2019 solo se recibirá documentación para registro o renovación de proveedores en la Dirección Agencia de Compras en los meses de enero y junio.

T2. SANDRA MILENA CAÑON BARRIOS
Gestión de Proveedores ACOFA
proveedores.acofa@fac.mil.co
Tel. +57(1) 3159800 ext. 1656

Jefatura Administrativa